Como produzir um evento sem imprevistos

Ao longo de 20 anos produzindo eventos percebi quais são os fatores chave para que tudo saia como planejado. Neste artigo vou explicar o que você deve saber para evitar imprevistos.

Quando se trata de eventos um único erro pode comprometer todo o seu projeto e fazer você perder credibilidade e autoridade sobre o assunto.

Para garantir a sua imagem como profissional é preciso se precaver de possíveis problemas.

O sucesso de seu serviço é o que transforma o seu negócio em uma empresa lucrativa e responsável.

Como a área de produção de eventos lida com entretenimento de pessoas, você precisa entender por que as pessoas vão para eventos.

Eventos são momentos especiais em que as pessoas vão para se divertir, aprender, trabalhar, competir, se apresentar e ampliar o networking. Tantas finalidades fazem a produção de cada evento ser única.

Conheça algumas dicas para se prevenir de imprevistos:

Como criar o planejamento perfeito

Você deve saber que um trabalho bem feito leva ao sucesso. Por isso planejar todas as etapas antecipadamente é muito importante.

Para que as coisas funcionem corretamente em um evento é necessário conhecer todos os serviços e pessoas envolvidas.

Sabendo os serviços envolvidos você poderá criar um planejamento para sua equipe fazer a organização do evento ou de parte dele.

Mas como criar esse planejamento? Aqui estão minhas dicas:

• Liste todos os serviços que serão prestados.
• Agende com antecedência todos os serviços necessários.
• Faça contratos para garantir a qualidade do serviço.
• Estabeleça os horários, local e como deve ser feito.
• Faça visitas ao local quantas vezes forem necessárias

Além destes fatores listados, você deve confiar totalmente na sua equipe e nos profissionais contratados.

Mas como posso criar uma equipe de total confiança?

Como contratar os profissionais certos

Antes de começar a contratar e montar a sua equipe é necessário que você estabeleça uma rede profissional forte com seus parceiros.

Por quê?

Um evento é um serviço para terceiros. Sendo assim, é inteiramente relacionado à sua reputação e credibilidade.

Qualquer erro antes, durante ou depois do evento pode comprometer o futuro da sua empresa.

Por isso, quando vou produzir um evento, apenas faço contratos com os profissionais conhecidos ou que sejam indicados.

Você provavelmente deve enfrentar dificuldades para encontrar os profissionais certos, então leia com atenção o que vou dizer:

Amplie sua rede de networking com eventos e pelas redes sociais. Principalmente no Linkedin que possui foco para empresas B2B.

Com boas indicações você pode ter melhores chances de encontrar o que procura.

Assim, você resolve um problema e ainda pode desfrutar de novas oportunidades de negócios e parcerias.

Lembre-se que o seu tempo é o mais importante. Portanto, eu indico que você sempre procure por alternativas que possam trazer maiores retornos.

Como montar uma equipe de alto nível

Quando falamos da sua própria equipe, é necessário que todos tenham experiência, saibam trabalhar em conjunto, sejam pró-ativos e se identifiquem com a cultura da empresa.

Não existe nada pior do que contar com um profissional que não cumpre com o seu papel.

Para que isso não aconteça, você deve procurar e analisar muito bem os possíveis integrantes da sua equipe.

Faça uma entrevista com cada candidato. Para ajudar você, vou passar uma lista com o que não pode faltar na sua pesquisa sobre o perfil deste candidato.

Pergunte:

• Qual a experiência profissional dele em situações dinâmicas.
• Qual a cultura de trabalho
• O que torna ele diferente dos outros profissionais?
• Como ele espera crescer dentro da empresa?

Com o planejamento e a rede de profissionais adequada você pode criar o ambiente ideal para o público do evento.

O próximo passo irá dizer como você pode contagiar os convidados com uma experiência inesquecível em suas vidas.

Como conhecer o público alvo do seu evento

De tempos em tempos as pessoas costumam mudar seus gostos, suas vontades e seus desejos.

Achar que o público será sempre igual ou que o seu evento pode agradar diferentes tipos de públicos é uma ilusão.

Faça pesquisas e análises para todos os eventos sobre o comportamento do seu público alvo.

Para isso utilize as redes sociais, em especial o Facebook. Nele você pode entrar na página do evento e pesquisar sobre o seu público.

Eventos acadêmicos como Congressos normalmente não possuem tanta popularidade nas redes sociais. Então indico fortemente que procure informações com os organizadores sobre as edições passadas.

É muito importante também fazer essa pesquisa durante o evento, onde pode ter contato direto com o público e até mesmo conversar com as pessoas para conseguir informações valiosas sobre seus gostos e vontades.

Por exemplo, o estilo Rock’n Roll possui tantas variações que podemos achar pessoas dentro deste gosto musical que não se combinam. Como alguém que gosta de pop rock e outro que curte um heavy metal.

Um evento de Rock Heavy Metal precisa necessariamente atrair o público alvo certo para essa atração.

Então a divulgação, a decoração, os brindes, o convite, os acessórios, os banners, uniformes e tudo mais, devem ser segmentados pelos interesses do público alvo que gosta de heavy metal.

Ou seja, devem estar dentro do conceito de rock pesado, som alto e pessoas alternativas, por exemplo.

Caso seja uma banda que tenha muitos fãs, crie produtos ou brindes específicos como esses:

• Camisas autografadas pela banda.
• Canecas exclusivas.
• Convites para o próximo show.
• Até mesmo um par de paletas do baterista da banda.

Assim, você agrega valor ao evento e gera também um bom material para uma campanha publicitária pós-evento.

Conclusão

Em um evento sem imprevisto todas as etapas devem ser pensadas e planejadas. Desde os profissionais contratados, ambiente, cronograma, divulgação, local e serviços extras, até a experiência do próprio convidado.

Com estas dicas, você pode iniciar seu planejamento, garantir uma equipe eficiente e qualificada, e fornecer uma experiência única para quem está de fato desfrutando da estrutura montada por você produtor de eventos.

Lembre-se, a jornada de um empreendedor é o caminho necessário para que ele alcance os seus sonhos. Toda informação só é útil quando colocada em prática. Então comece o quanto antes a desenvolver o seu trabalho.

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Se quiser conversar mais sobre eventos entre em contato pelo nosso site: http://www.correasouza.com.br.

Paulo Corrêa Souza.