Como produzir grandes eventos para um público menor de idade

Cuidar de adolescentes não é uma tarefa fácil. Nada melhor do que um pai para saber disso.

É a idade em que eles estão em busca de novidades para conhecer o mundo em que vivem.

Descobrir a vida exige que a gente tente e faça coisas que não sabemos exatamente as consequências.

Justamente por não saber o que pode acontecer eles querem descobrir.

Agora imagina colocar esses adolescentes em um grande evento que precisa que eles no mínimo se comportem.

Muitas vezes os eventos são em locais importantes que precisam de cuidados para que não prejudique o local.

Alguns dos principais eventos que produzi envolviam esse público menor de idade.

Por isso tive que aprender a lidar e a produzir o evento especialmente para a segurança desses adolescentes.

Então neste post vou explicar a vocês como é organizar um evento para menores de idade e o que você deve fazer para que o evento seja um sucesso.

Vamos começar falando sobre um evento que envolve adolescentes de todo o país.

Recepção e transporte para o hotel de hospedagem

As 7 edições da Olimpíada Brasileira de Matemática das Escolas Públicas (OBMEP) produzidas por mim envolviam jovens de todo o Brasil.

Na primeira fase desse evento faço a recepção dos jovens no aeroporto para conduzi-los ao veículo de transporte até o hotel.

Foram 500 jovens e 14 ônibus para conduzir estes adolescentes.

É uma logística complexa que exige bastante cuidado para que tudo funcione, por isso vou explicar algumas sacadas de logística para eventos.

Primeiramente, os ônibus já devem estar esperando no local planejado quando os jovens chegam no aeroporto.

Cada grupo é encaminhado para o seu transporte sem que eles se espalhem.

Então você ou algum membro da equipe da produção do evento deve acompanhar todo o grupo até que todos entrem no veículo.

Aqui estão três dicas:

• Faça sempre uma checklist de cada membro do grupo

• Faça crachás de identificação do grupo e nome de cada participante do evento.

• Contrate empresas de Transporte Profissional com boas referências e veículos de qualidade.

Você não vai querer perder algum menor de idade então faça a identificação e a checklist para confirmar a presença de cada participante.

Faça a checklist dentro do ônibus para ter certeza da presença de cada um.

Tudo isso de nada adianta se o ônibus não estiver esperando na hora certa no local definido.

Por isso contrate empresas de Transporte Profissional que você possa confiar, com veículos confortáveis e com a capacidade de transporte necessária.

Sempre inspecione os veículos e faça uma análise do serviço por meio das referências e experiências passadas para garantir o sucesso do seu planejamento.

Uma Hospedagem de Qualidade

Ao terminar a fase da recepção chegamos ao hotel onde os jovens irão ser hospedados.

O check in de cada um é anteriormente preparado para que na chegada seja agilizado o credenciamento com a identificação.

Mesmo assim como o número de jovens é grande este procedimento é um pouco demorado.

Então, terminado esse processo os jovens precisam se alimentar.

Sempre lembre de planejar lanches para a chegada e entre as refeições.

Os jovens precisam ter uma alimentação balanceada para seu melhor desenvolvimento.

Para a própria saúde mental deles não deixe que fiquem mais de 5 horas sem se alimentar.

A produtividade do ser humano diminui com o stress e fome.

Lembre também de fazer refeições mais saudáveis, evite condimentos, comidas congeladas e muito gordurosas.

A hospedagem dos medalhistas da OBMEP na maior parte das vezes foi no Windsor Hotel. O local é cuidadosamente escolhido para que atenda a todos os meus requisitos de hospedagem.

Para ter um serviço completo e de qualidade sempre escolha o melhor serviço.

É amadorismo economizar em serviços quando a qualidade da produção do evento pode ser prejudicada.

Preze sempre por um planejamento que possibilite os participantes terem conforto, assim como, uma logística adequada para manter o alto nível de segurança e funcionalidade dos procedimentos elaborados por você.

Outro procedimento importante é o acompanhamento contínuo dos jovens quando estão fora do quarto. De forma alguma eles devem transitar ou sair do local determinado pelo responsável.

Menores de idade devem ser sempre monitorados para que estejam seguros. Assim a equipe responsável pode localizar cada participante rapidamente.

Com tudo em ordem, no dia do evento os participantes são conduzidos pelos ônibus para o local da premiação.

Transporte para o local do evento

Durante a fase de transporte faça as checklists na entrada e saída do veículo.

Confirme cada um para então poder seguir para o evento.

Todo os jovens são levados para dentro do local e direcionados para seus assentos ou locais determinados.

E então pode ser iniciada a cerimônia de premiação.

A cerimônia de premiação

Também produzo olimpíadas internacionais da área da educação, saúde e acadêmicas.

Nesses eventos são diversos grupos de países participantes.

A cerimônia de premiação de Olimpíadas Internacionais é mais complexa por que é apresentado grupo por grupo de cada país.

Então é o cerimonial deve ser dirigido por uma cerimonialista multilíngüe para atender a todas as línguas presentes quando forem apresentados.

São tantas etnias que era difícil até mesmo entender alguns nomes dos participantes.

Mais uma vez a importância de contratar profissionais de alto nível vem a tona.

O cerimonial foi um sucesso, foram muitos países satisfeitos e um evento internacional bem produzido.

Você já deve ter percebido que eventos de grande porte possuem um estrutura complexa tanto de planejamento como de execução.

Além disso, um evento com participantes menores​ de idade a atenção deve ser triplicada.

Leia a conclusão atentamente para saber resumidamente o conteúdo deste artigo e conheça uma dica importante para a hospedagem.

Conclusão

Os menores de idade são uma​ grande responsabilidade. Todos os cuidados de planejamento, preparação e execução são duplicados. Então você deve ter consciência de que produzir esses eventos exigem mais do produtor de eventos.

Portanto, crie uma equipe qualificada para lidar com jovens. Contrate sempre serviços profissionais bem recomendados para tornar realidade seu planejamento.

Faça constantemente​ a checklist de presença para manter o controle da presença desses jovens.

Sempre tenha um responsável para acompanhamento e condução dos jovens para os locais de destino

A preparação do evento deve levar em conta os problemas de saúde e necessidades especiais dos jovens.

Aqui vai uma dica importantíssima:

Quando jovens especiais estão presentes você deve oferecer acessibilidade e atendimento personalizado para eles.

Sempre inspecione as instalações e transportes contratados anteriormente para garantir que no dia tudo funcione corretamente.

Assim, com essas sacadas, você vai poder ter mais segurança e uma melhor referência para a estrutura do seu evento.

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Paulo Corrêa Souza.