Guia Infalível para Produção de Eventos de Pequeno Porte

Está com dúvidas sobre como produzir um evento de pequeno porte?

Neste artigo é um guia com 7 dicas infalíveis para você aplicar diretamente no seu evento.

Muitas pessoas pensam em produzir eventos para promover seus negócios.

Um estudo da Câmara Americana de Comércio (Amcham) datou que dos 86 executivos entrevistados 67% disseram que a principal tendência no setor será a realização de eventos baseados na interatividade entre marcas e público-alvo.

Essas são expectativas para esse ano de 2017. Então podemos prever um crescimento no numero de eventos empresariais de pequeno porte.

Sem um profissional qualificado, a maioria dos eventos esbarra em problemas básicos de planejamento, concepção e execução.

Como são eventos pequenos com restrições de orçamentos e um baixo número de pessoas na equipe, dificilmente você irá contratar um produtor de eventos profissional para organizar e produzir seu evento.

Por isso reuni algumas informações valiosas para iniciantes na produção de eventos poderem ter mais tempo para focar nas vendas e divulgação do evento.

Além disso, vou ensinar procedimentos de segurança e planejamento para garantir o sucesso do seu evento.

Assim, você poderá economizar tempo e organizar um evento bem planejado.

Por que com certeza você gosta que tudo saia como você quer, sem que haja problemas ou perda de tempo. Então não cometa o erro de organizar um evento sem pensar no projeto antes.

Organize o seu projeto

Basicamente você deve ter em mente que um evento demanda bastante tempo para organização, planejamento e logística.

São inúmeros afazeres para o organizador. Então você tem que listar todos os seus próximos passos e organizar de acordo com seu planejamento e área de serviço.

Para isso, organize em tópicos os seguintes itens para seu evento:

1. Concepção do evento

2. Local do evento

3. Público do evento

4. Contratação de Serviços

5. Logística do evento

6. Orçamento do evento

7. Planejamento do Evento

Dentro de cada tópico você deve escrever o que deve ser feito, as opções alternativas e os prazos para conclusão.

Então vamos entender o que acontece dentro de cada área e como você deve prosseguir.

Concepção do Evento

Neste item você deve criar o tema para o seu evento e estabelecer a ligação entre o propósito do seu evento e a experiência do seu público.

De nada adianta você ter um ideia maravilhosa que não se adéqua ao perfil do público alvo do evento. Assim como a sua ideia deve levar em conta que a experiência do público no evento pode ser comprometida se a concepção do evento não for direcionado para a satisfação do público.

A intenção de criar eventos meramente com fins lucrativos pode arruinar todas as suas expectativas de retorno do seu evento, tanto financeiro como de aceitação do público.

Portanto, coloque sempre em primeiro lugar na criação da concepção do evento o objetivo de agradar o público.

Assim, você poderá criar um tema específico para atrair muitas pessoas que irão adorar o seu evento.

Então na concepção do evento a ideia é você estabelecer o tema e relacionar com as vontades e tendências do público alvo que você procura atingir.

Local do Evento

Somente defina o local do evento quando tiver certeza de que aquele local pode atender os requisitos estruturais e de logística.

Visite o máximo de locais possíveis dentro do tamanho adequado para a estrutura que você planeja para seu evento.

Quanto mais opções, mais poder de barganha você terá para negociar os valores melhorando o orçamento do seu evento.

É importante saber que a localização do local do evento deve ser:

• De fácil acesso,

• Próxima às pessoas que serão convidadas

• Segura para prevenir qualquer problema com os convidados

Além disso, o local deve ter uma equipe bem treinada. Como por exemplo, a maioria dos estabelecimentos que alugam para pequenos eventos toma conta do bar para poder aumentar suas fontes de receita. Então, você deve procurar saber como eles trabalham atendendo o público e o nível de experiência da equipe.

O atendimento ao público também é imprescindível, por isso caso o local forneça toda a estrutura de funcionários, você deve saber como é feito esse controle e o atendimento ao público. Lembre-se de priorizar aqueles locais que tiveram boas indicações de eventos passados. Assim você terá maiores chances de acertar o local perfeito para seu evento.

Público do Evento

O público alvo do seu evento deve seguir uma estratégia e segmentação. Mas o que é um público alvo?

O público alvo é o publico certo para a concepção e atrações do seu evento. É o público que com certeza vai gostar o seu evento porque se identifica com o tipo de entretenimento que você está propondo. Portanto, é o público que você sabe que vai gostar da ideia do seu evento.

Como definir o público alvo?

Para definir o público alvo você deve estudar os comportamentos e interesses das pessoas que busca atingir.

Aqui está um ótimo exemplo:

Um evento esportivo como uma maratona será direcionado para atletas que gostam de correr. Esses atletas obviamente possuem uma alimentação saudável e se preocupam com o corpo. Portanto um dos interesses deles é a alimentação saudável e a prática de exercícios físicos. Esses são interesses gerais que a maioria das pessoas saberia responder.

Outros tipos de interesses relacionados seriam as marcas de roupa que eles gostam, os programas de TV’s que assistem, as páginas no Facebook que curtiram e os perfis do Instagram que seguem.

Tudo isso são dados que você deve recolher para direcionar o seu evento para as pessoas certas. Esses dados são difíceis de obter individualmente, por isso a forma mais fácil de você segmentar seu público é utilizando as plataformas de anúncios das redes sociais como o Facebook Ad’s e o Instagram Ad’s.

Assim, você pode criar anúncios para atingir as pessoas certas que poderão ir ao seu evento, facilitando todo o processo tradicional de divulgação de eventos.

Orçamento do Evento

Para criar o planejamento do seu evento você tem que saber o quanto possui para investir.

Portanto, separe o dinheiro disponível para investir no evento antes de começar a gastar desenfreadamente.

Com a quantia total em mãos, você deve começar a criar o planejamento do seu evento.

Lembre-se de disponibilizar uma quantia para divulgação do evento para que possa alcançar o máximo de pessoas possível.

Muitos acabam investindo muito na estrutura e nos serviços contratados, e acabam que investem muito pouco na própria divulgação do evento. Em torno de 15 a 30% do investimento deve ser com a divulgação do evento.

Dentro dela você pode escolher entre ações offline e ações online. Uma boa ação offline é criar um flyer de convite para seu evento. Já um exemplo de ação online é criar anúncios do seu evento usando o Facebook Ad’s, podendo impulsionar tanto a página do evento como uma publicação com o convite virtual do evento.

Bônus para você:

Leia o artigo super interativo do especialista Neil Patel para saber passo a passo como anunciar no Facebook .

Por isso o planejamento do evento é tão importante. Nele você vai definir como será a execução do projeto do evento passo a passo. Organizando cada área de serviço para otimizar seu tempo.

Vou falar sobre o planejamento no ultimo item deste artigo para que já estejam cientes de tudo que envolve o planejamento antecipadamente.

Contratação de Serviços

A contratação de serviços é crucial para que toda a equipe de funcionários do evento funcione. Existem eventos em que o local não fornece todos os serviços necessários.

Então você pode ter que contratar, por exemplo, uma equipe de segurança profissional, garçons para servir o público, um ou mais secretárias para recepcionar e fazer o cadastro do público, serviço de iluminação, Dj’s entre outros que existem.

Sempre contrate serviços com boas indicações ou que você já tenha trabalhado antes, é inacreditável a quantidade de empresas de serviços que não cumprem o que vendem.

Não seja amador ao contratar um serviço, exija sempre que eles façam o detalhamento do serviço deles.

Então com isso em mãos, faça um contrato formalizando cada serviço para que você contrate exatamente o que procura e não se arrependa do serviço contratado.

Logística do Evento

Todo evento por menor que seja precisa de uma logística. O local não terá tudo que você precisa para seu evento.

Portanto, você terá que levar um monte de coisas para o local, organizar o interior do evento e no final terá que arrumar tudo para levar embora.

Esse processo é o mais trabalhoso de todos. Ainda mais quando falamos de um evento pequeno que não conta com uma equipe de logística.

Se tiver uma pequena equipe, prepare-se, você terá que agir como um líder nato nessa hora se quiser que tudo esteja pronto dentro do prazo.

• Faça algumas visitas ao local definido para montar um mapa de organização do interior do evento.

• Deixe tudo combinado com hora marcado e com bastante antecedência com o responsável pelo transporte.

Coloque a mão na massa junto com sua equipe na hora de arrumar o evento em vez de ficar apenas dando ordens. Um líder nato é aquele que mostra com exemplos como se deve fazer o que está pedindo.

Tenha em mãos todo o mapa de organização do evento e dos serviços que serão contratados.

• Faça um cronograma de horários para cada ponto da organização do evento.

Sem um cronograma você com certeza irá se perder em meio a tanto trabalho e não cumprirá o prazo estipulado.

Muitas vezes é preciso mais de 1 dia para conseguir deixar todo o evento organizado com antecedência.

• Sem sombra de dúvidas eu indico que deixe tudo pronto com pelo menos 1 dia de antecedência.

Por que tudo que é feito no dia é feito as pressas, sem muito cuidado, o que faz cair a qualidade do evento.

Assim, você terá um evento bem organizado e terá muito menos preocupações, o que te permite focar no planejamento do dia do evento.

Planejamento do Evento

O item mais importante de todos é o Planejamento. Se você quer criar um evento que seja inesquecível para todos os presentes você tem que planejar todas as etapas cuidadosamente para garantir o sucesso do seu evento.

Dentro do Planejamento do evento estão todos os itens citados neste artigo. Ao listar todos os passos mais importantes para produzir seu evento, você pode planejar como e o que será feito para cada um definindo os prazos e cronogramas.

Você deve estar se perguntando, o que é o planejamento de eventos?

Em vez de você organizar tudo mentalmente, você deve passar para o papel e formalizar como e quando será executada cada etapa da sua checklist.

Parece fácil quando estamos falando, mas na verdade o difícil é executar esse planejamento passo a passo. Por isso você deve criar um cronograma de implementação de cada tarefa para organizar dentro do seu tempo disponível como será feito cada item.

Em suma, vou colocar 4 dicas para ajudar você a criar um planejamento para seu evento:

• Elabore uma checklist dos afazeres
• Crie um cronograma para executar cada item
• Organize em ordem de prioridade
• Faça o planejamento do dia do evento

A checklist vai te direcionar sua execução diária de preparação do evento. Além do mais, você lendo a checklist não vai se esquecer de nada.

O cronograma vai guiar o seu dia para torná-lo o mais produtivo e eficiente possível. Além de fornecer uma margem planejada de antecipação para conclusão de cada item da checklist.

Coloque em ordem de prioridade começando pelos itens que demoram mais tempo para serem concluídos.

Crie um cronograma possível de ser feito. Não deixe tudo para ser feito em cima da hora. Adiante as coisas mais simples com antecedência sem deixar que atrase a conclusão dos itens de maior prioridade.

Dicas de Planejamento

É importante colocar em ordem de prioridade sem deixar os itens mais rápidos muito perto da data do evento.

Adiante conjuntamente os itens de maior prioridade com os de menor prioridade alternadamente ou seguindo uma ordem. Para que não fique um monte de coisas acumuladas que são supostamente mais rápidas de fazer em cima da data do evento.

Agora vou te ajudar indicando uma plataforma para organização e planejamento de sucesso no mercado que eu uso em todos os meus eventos.

O aplicativo Trello serve para me organizar dentro do meu planejamento e tornar mais produtivo o trabalho da minha equipe, garantindo que tudo seja feito na hora e com facilidade de acesso em qualquer lugar no meu Smartphone. Leia este artigo do site deles para entender com 3 dicas de uso para saber como usar o trello para planejar o seu evento.

Para finalizar, o grande dia do evento também precisa de um planejamento. Estabeleça o cronograma do dia para o evento. Os horários devem ser bem encaixados para evitar atrasos.

A logística no dia do evento deve seguir um planejamento para que tudo esteja pronto na hora.

Leia este exemplo, um evento bem organizado coloca no gelo as bebidas com pelo menos 2 horas de antecedência para que estejam geladas no inicio do evento.

O reabastecimento de bebidas também deve seguir esse tempo, onde você deve fazer uma previsão do consumo das bebidas para criar um cronograma de reabastecimento de bebidas e de gelo. Assim, o seu evento terá bebidas geladas o dia inteiro e será lembrado como um evento de sucesso em termos de organização.

Esse ponto da logística é o mais complicado, então você deve procurar exemplos específicos para sua necessidade. Caso queira tirar uma dúvida pode colocar no comentário que ajudo você.

Conclusão

Podemos concluir que um evento de pequeno porte que segue estes 7 passos na sua produção com certeza será bem planejado. Assim, com o objetivo de agradar o público e esses métodos de organização para eventos de pequeno porte, você poderá criar eventos para sua empresa ou começar seu próprio negócio de produtora de eventos.

Portanto, um evento de sucesso significa que o projeto de concepção foi bem elaborado e realizado com um cronograma de planejamento consistente de concepção, localização, segmentação de público, orçamento, contratação de serviços e logística.

Estas dicas vão ajudar você a planejar o seu evento com outros olhos, tendo muito mais dedicação para fornecer qualidade não só de estrutura mais em um verdadeiro entreterimento.

Gostou? Está com dúvidas? Deixe seu comentário, será um imenso prazer ajudar você.

Autor: Equipe de Marketing Digital da Corrêa Souza Eventos.