Entenda como é produzir um Evento

Produzir um evento significa tornar realidade um momento especial, seja ele com finalidades sociais ou corporativas.

Então, eu me preocupo principalmente em transformar aquele momento o mais prazeroso possível para todos os participantes.

O ambiente deve ser e permanecer agradável por várias horas ou até mesmo dias.

As comidas e bebidas devem ser especialmente higienizadas e armazenadas corretamente.

A segurança tem que estar nos pontos especificados.

A estrutura de som deve funcionar sempre na hora correta.

Transportes, recepções, controles, ou seja, todo aparato específico de cada evento precisa funcionar.

Produzir um evento é exatamente isso, fazer funcionar na hora planejada tudo o que foi preparado.

Por isso existem​ tantas​ responsabilidades para o produtor. Você precisa estar sempre na hora e lugar certos, atento e com soluções para qualquer situação.

Por que uma coisa feita para alguém sempre passará por avaliações e aprovações.

Como eu sempre procuro fazer o melhor trabalho possível, posso prometer uma grande  satisfação para os convidados.

Muitos se preocupam em fazer apenas dinheiro com eventos. Esse é o principal erro das pessoas, por que produzir um evento não é um simples negócio.

Toda a estrutura tem que funcionar de verdade, por isso, para mim, quando produzo um evento um dos primeiros fatores é esse.

Continue lendo para saber algumas experiências minhas que revelam nitidamente como é produzir um evento:

Aprovação do público

No caso do setor de serviços, o retorno da aprovação do seu público deve ser contínuo.

Para isso, em todos os eventos que produzi minha maior satisfação foi poder ouvir de meus clientes o quanto meu trabalho foi bem feito.

Vou dizer para vocês que os eventos produzidos por mim e minha equipe me trazem uma enorme satisfação.

Ao longo destes anos vivi diferentes experiências ao realizar eventos.

Nos congressos acadêmicos ou olimpíadas educacionais tive a honra de ter em minhas mãos projetos institucionais públicos e privados.

O calor do momento em que toda a responsabilidade de um evento nacional está nas suas mãos é emocionante.

Ao mesmo tempo em que a responsabilidade cai sobre meus ombros com toda força e tenho que assumir o meu dever de fazer tudo sair como planejado para aquele momento.

Experiências de sucesso

Vou contar para vocês sobre quando precisei fechar a Avenida Brasil para conduzir os participantes para o destino do evento.

Fiz o contato com a prefeitura e a guarda municipal para transformar uma via pública numa via expressa para os ônibus que levavam os participantes da Olimpíada Brasileira de Matemática das Escolas Públicas (OBMEP).

Foi impressionante fazer o trajeto da Barra da Tijuca ao Centro do rio em apenas 20 minutos, com jovens de todo o Brasil.

Recebendo um Convidado Especial

Outra vez foi quando em uma das edições da OBMEP tive a responsabilidade de receber o presidente da república na época, o Lula.

Então entrei em contato anteriormente com a Guarda Nacional para que eles fizessem a escolta do transporte para o local do evento.

Neste dia, os integrantes da Guarda Nacional fecharam as ruas adjacentes a Rio Branco e escoltaram nossos veículos para seguirmos​ sem interrupções de trânsito.

Desta vez tive a enorme responsabilidade de receber na época o presidente do nosso país.

Este evento foi atípico. Pois a programação, organização e , principalmente, a segurança do evento para o presidente sofrem intervenções da equipe de comissão presidencial.

Pude desfrutar de uma logística inteiramente diferenciada e ordenada. Cada funcionário do evento que irá atender o presidente passa por seleções e treinamentos especiais.

Neste evento a execução da produção do evento em si foi feita a parte da produção feita para o presidente.

Por isso você deve ter em mente que cada situação exige um tratamento específico pelo produtor.

O papel do produtor do evento

O seu papel neste serviço é fazer tudo sair corretamente. Então, você precisa ter uma equipe de confiança e pró ativa para cuidar de situações em que você não pode estar na hora.

Se quiser organizar um evento de grande porte, saiba que você deve monitorar e acompanhar os processos se comunicando e instruindo sua equipe.

Faça os chamados processos operacionais (pop’s) de cada situação que você já tenha presenciado para que sua equipe execute no mesmo nível que o seu.

Os Pop’s são o passo a passo que garantem o sucesso do seu planejamento e da sua equipe.

O retorno de um serviço de sucesso

Quem presenciou o que você pode fazer de bom pode ter noção do quanto é a sua dedicação.

Qualquer erro compromete o trabalho não só seu mas de toda a equipe de profissionais envolvida.

Produzir um evento é um serviço que exige muita competência.

Em todos os eventos que produzi durante minha jornada um dos fatores mais importantes sempre foi entregar exatamente o que foi acordado na proposta.

Estabelecer todos os serviços e componentes ligados a produção do evento previamente é de alto valor.

Pode parecer óbvio, mas muitas vezes os profissionais esquecem de criar valor relevante para o público.

Este valor é criado durante o planejamento do evento em conjunto com o idealizador.

Criando valor para seu evento

Criar valor é uma tarefa para poucos. Você deve proporcionar um benefício relevante para o público.

Não faça nada improvisado, pense e repense como esse evento pode ser importante para os participantes.

Um dos primeiros passos da produção de um evento é estabelecer o objetivo do evento.

Para isso é feito o briefing com os organizadores para recolher as informações sobre a ideia do evento.

No briefing você pode também criar o conceito, o propósito e missão do seu evento. Esses três pontos vão direcionar sua produção para o objetivo de realizar valor.

O conceito aproxima o evento do público por meio de ideias e atrações que estão ligadas ao tipo de pessoa que está vivenciando aquilo.

O propósito cria a razão para que as pessoas entendam por que o evento é importante para elas.

A missão estabelece o objetivo final daquela realização, portanto, significa o quê você quer que o público leve para si com aquela experiência.

A partir deste ponto, o valor está quase definido. Mas o que é valor?

Vou explicar com um exemplo:

Quando produzi a Semana Nacional de Ciência e Tecnologia, pude enxergar no rosto das crianças o quanto aquela atmosfera inédita de conhecimento pôde encantar e inspirar o futuro deles.

Uma criança não sabe o que gosta até que uma experiência desperte nela o desejo, a vontade de fazer aquilo.

Quando uma daquelas crianças vê um experiência de laboratório e se encanta com aquela arte naquele momento, ela tem um exemplo, um porquê, um motivo para escolher.

O valor deste evento foi poder levar para algumas crianças que não tinham a oportunidade de ver algo fora do seu círculo social, uma inspiração para sua vida, para a escolha das sua profissão, para despertar a vontade de seguir seus sonhos.

Essa é a importância do valor, neste caso foi proporcionar uma transformação social na vida desses jovens.

Como tornar o briefing uma realidade?

Estabeleça previamente não só o que será feito, como também preveja o resultado disso.

Durante um evento, as pessoas ficam muito mais abertas a novas experiências.

É nesse momento que você consegue atingir e despertar a vontade no seu público.

Nada melhor do que este momento para executar sua estratégia, contagiando e envolvendo os presentes.

Mas qual objetivo dessa estratégia?

Materializar o propósito do seu evento, estabelecido no briefing, onde foi criado a direção conceitual para realização da sua produção.

O propósito deve ser exposto ao público, seja por frases, vídeos, fotos ou até mesmo artes.

Você deve expor aos participantes claramente o porquê daquela realização ser única.

A partir disso, o valor criado será inesquecível. E então, seu trabalho ganhará reconhecimento muito mais rapidamente.

Conclusão

Faça a mudança, faça acontecer, faça aquilo que só você pode proporcionar. Produza momentos únicos e especiais.

Essa é minha mensagem de valor para você. Porque produzir um evento de valor é muito além de um serviço, é uma realização pessoal, uma produção de transformação.

É por isso que amo o que faço e você deve fazer aquilo que ama para se sair excepcionalmente bem no que faz.

Produzir também é criar, faça tudo para que aconteça exatamente o que foi planejado. Estabeleça sua estratégia e crie valor para o público, o retorno será sua maior satisfação tanto profissional quanto pessoal.

Quer saber como evitar imprevistos no seu evento? Leia nosso último blog !

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Paulo Corrêa Souza.